立卷

    立卷 : 按照一定原则和方法， 将已处理完毕的、 有保存价值的零散文件进行系统整理并组成案卷的一项业务工作。它是文书处理程序的终点与归宿，也是档案馆对收集和积存的零散历史文件进行整理归档的一项内容。范围：凡已办理完毕但仍具有一定查考保存价值的本机关收发文件、电报、机关内部文件、各种记录、表册以及反映本机关工作的照片、录音、录像、影片等均需立卷。重复文件或不具有保存和查考价值的文件不必立卷。原则：保持文件之间的历史联系，区分文件的不同保存价值，便于保管和利用。文件之间的联系主要表现在文件的来源(作者)、内容、时间和形式等方面。各种文件的保存价值因在本机关工作中所起的作用不同而不同，其保存期限也有区别，须将永久、长期、短期保存的文件分别立卷。便于保管和利用是立卷的目的和要求，也是优选立卷方法和操作处理的出发点??
　　立卷的方法一般是按文件的作者、名称、所涉及的问题、时间、地点、人物以及收发文机关等特征归纳组卷，可按其中之一种特征组卷，也可几种特征结合使用。在现行机关，一般先将文件分为不同的系列，对不同类型的文件采用不同的立卷方法。如:①综合性文件(报告、计划、总结)，可按作者立卷,或结合时间和地区等特征立卷。②会议文件，基本上按文件的作者立卷。大型会议的文件可一会数卷，一般会议的文件可一会一卷，同一内容的几个会议文件可合立一卷。③专题文件，可按问题结合作者来组卷，适当分级。④案件材料，通常按问题立卷。一个案件的材料应该放在一起，根据文件的联系、数量和保管期限,立成一卷或数卷。一般机关(司法机关除外)中的案件，如果案件材料数量很少,可将同类案件合并立卷。这类文件不分级，不分作者。⑤国民经济计划、统计报表、名册、简报，可按文件名称立卷。⑥群众来信，可按问题或按地区等特征立数卷。
　　立卷的组织程序，首先在立卷前制订具体计划，拟制本年度文件分类归卷的条目，称为立卷类目。它是以条款形式写成的，每个条款包括一组文件的作者、问题与名称，后面注明保管期限。条款的名称就是预拟的案卷标题。其次做好平时归卷，已收集的文件，随时或定期按立卷类目所列有关条款归人卷夹。最后，年终全面检查调整，然后确定组卷。组成案卷后，对卷内文件进行系统化和案卷的技术加工，包括：卷内文件的系统排列、编写卷内文件的页号、填写卷内文件目录和卷末备考表、装订成卷、填写案卷封面。