组织记者招待会的方式

    组织记者招待会的方式 : 记者招待会,有时也称新闻发布会。在一般情况下,这两者区别不大。但政府部门举办的记者招待会和新闻发布会,其形式则有些差别。政府部门举行的记者招待会,其主要形式为答记者问;而政府部门举行的新闻发布会,则是向记者发布新闻。当然,这种差别有时也并不很严格。
记者招待会,一般是向一个组织的外部公众传播某一个具有一定社会影响、有新闻价值的信息;或就某一个颇为复杂的社会事件,向社会作某些背景情况的介绍,以正视听,澄清事实真相。记者招待会也是一个组织与新闻媒介保持联系,维系与新闻媒介良好关系的一个重要途径。记者招待会的传播方式是人际传播和大众传播的结合。首先在记者招待会上,主办单位的发言人把有关的信息,通过人际传播的方式,面对面地直接传递给若干新闻单位的记者;然后记者又将撰写的新闻稿或拍摄、录制的新闻,通过大众传播的方式,如电视台、电台或报纸的报道,把有关的信息传递给广泛的社会公众。
组织记者招待会除了要遵循会议组织的一般原则外,还要注意落实下列有关细节:
(一)记者招待会的程序。一般这种会议的程序要排得尽可能详细和紧凑。譬如,先由会议组织者介绍一下与会主要人员;接着由主办单位一、两位主要领导人作重点发言,介绍具体情况;然后再由记者自由提问;最后组织记者观看有关录像或对该组织进行实地参观。
(二)新闻材料的内容。新闻材料一般应包括记者招待会的程序安排;主办单位的介绍;负责组织记者招待会人员的姓名和联系电话;有关新技术、新产品、新服务项目或社会事件的背景材料;主要发言人的讲话稿和照片等。通常这种新闻材料要编印成册,最好还能附上一篇有关记者招待会的活页新闻稿。
(三)邀请参加记者招待会的人员名单。记者招待会主要针对记者,所以有关新闻单位的记者应是会议的重点邀请对象。当然,如果有必要,也可邀请上级部门的个别领导和少量的社会公众代表。
(四)记者招待会的经费预算。组织记者招待会需要一定的经费,这些经费主要用于新闻材料的印刷、场地的租用、会场的布置、纪念品的制作、交通等方面。因此,会议组织者在筹办记者招待会时,要搞一个经费预算,让有关领导审批,并逐项落实。
记者招待会工作实施,一般要注意:
(一)提前一、两周发出请柬,以便被邀请的记者有准备,特殊情况例外。请柬应包括此次会议的主题;大致的程序安排;开会的具体时间、地点;主办单位的联系人、联系电话,以便记者若有需要,可以预先进一步了解新闻发布会的内容。
(二)记者招待会正式举行前的一、两天里,最好能给邀请的记者打一个电话,确认一下他是否收到请柬,能否来参加会议,是否需要车接,以免出现差错。
(三)提前搞好会场布置,若需使用视听器材,还要事先检查这些视听器材性能是否良好。
(四)会议期间,安排专人负责接待记者,设置签名册供记者签名,并向记者散发新闻材料。
(五)事先准备好印有主办单位标志的纪念品,在会议结束时,把它们赠送给记者。一般这种纪念品只是具有某种特殊纪念意义的小礼品,而非贵重的实物。
(六)记者招待会必须按时举行,时间不宜过早,也不宜过长,一般最好能控制在一小时之内。这就要求会议上主要发言人的发言要简明扼要。
(七)记者招待会结束后,会议组织者应积极收集内、外各种反应,如大众传播媒介报道的情况,与会者的意见等,以评估活动的成败得失,总结经验教训。