会议的种类与召集方法

    会议的种类与召集方法 : 会议是集中举行思想与信息的交流形式,也是实行集体领导的基本方法之一,同时又是各种社会集团活动和国际政治、经济、科学、文化等交往中的一种重要方式。会议的种类很多。根据不同标准的划分,大致有以下几种类型。(一)按会议规模即与会人员的多少划分有:小型会议(3—100人以内);中型会议(100—1000人以内);大型会议(1000人以上);特大型会议(数万人以上)。(二)按会议的性质和内容划分有:规定性会议(法定的或制度规定的必须按期召开的会议,如各级党代表大会、各级人民代表大会等等);日常性会议(如各级党委常委或政府的常务会议等);专业性会议;纪念性会议;座谈性会议等。(三)按照会议形式划分有;有会有议的和会而不议的(如报告会、动员会等)。(四)按照时间划分有:定期会议(又称例会)和不定期会议。(五)按照会议阶段划分有:预备会议和正式会议。预备会议为正式会议作准备,是整个会议的组成部分,但在职权和效能上有重要区别。(六)按照开会手段划分有:常规会议和电子会议。其中电子会议包括电视会议、卫星会议、电脑电话会议等。
大型会议或高级领导机关会议都设秘书处。会议秘书工作直接影响会议的质量和效果。大中型会议会前准备工作包括秘书工作和行政事务工作两大类。重要会议还包括安全保卫工作。秘书工作的主要任务是:选定和安排会议议题;准备会议文件、报告;拟定会议议程、日程和程序;拟定会议规模和与会者名单;与会人员编组;制定会议须知;印制会议证件;布置会场;接受报到等。行政事务工作的主要任务是:预算;申请会议经费;拟定生活标准;做好接送工作;安排住宿和伙食、医疗保健、文娱活动等;做好通讯、交通保障工作等。安全保卫工作的主要任务是:审查与会工作人员;检查住地、会场和活动场所的安全;采取防火、防盗、防特、防窃听措施;做好会议警卫工作,确保会议和与会者的安全。
大中型会议议题由会议组织者确定。一般会议议题由领导同志提出或由秘书部门列出计划,报经有关领导审查。提交会议讨论的议题必须属于会议职责范围之内,同时还应有简要的文字材料,经领导审核后,提前印发给有关的同志。会议议题的安排要适量。会议文件和会议报告是正式文件的基础和草稿,是提请会议讨论的对象。重要会议的文件、报告的准备,领导同志要亲自负责,有必要还可组织一个文件起草小组。日常工作会议的文件、报告、由各职能部门起草准备。会议规模应根据会议内容确定。与会人员名单包括出席和列席会议人员。无固定参加人的会议和有固定参加人的会议,均应由秘书工作人员提出与会人员名单,报请领导同志审定。大中型会议要对与会人员进行编排分组,其方法大致有:按地域(即一定的地理范围)编组;按系统或行业分组;既根据地域又根据系统或行业编组;按照人数分组。召开大中型会议,要做好会议经费预算,其项目包括会场租用和布置费用、文件印刷费用、证件制作费用、办公用品费用、食宿、交通和文娱活动费用等。此外,在会前应制定会议须知,其内容包括会议保密纪律,请假制度、会客制度、安全要求、作息时间、生活保障等其他注意事项。会议证件是表明与会议直接有关人员身份、权利和义务的证据,分为两类:(1)会议正式证件。包括代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等。(2)工作证件。包括工作证、记者证、出入证、汽车证等。会场的布置根据会议内容的不同有不同的要求。会场布置工作包括主席台、会场形式、桌椅、附属性布置、装饰性布置等五个方面。