文献采购自动化系统

    文献采购自动化系统 : 应用电子计算机完成图书馆文献采购业务的数据处理系统，是图书馆自动化系统的一个子系统。
　　简史 　20世纪60年代初，第二代电子计算机问世后即开始用于文献采购实验。虽然输入方式仍采用穿孔卡片的方式，与原机械采购系统无明显区别，但数据一经输入，整个加工过程全部由计算机完成，不需人工处理，显示了优越性。这种脱机系统在60年代中后期随着第三代计算机的诞生而在北美、欧洲一些国家得到广泛应用。70年代随人机对话功能的改善和大容量随机存储器的使用，出现了联机采购系统，进一步提高了工作效率和数据质量。但许多计算机采购系统是和编目系统结合的,有些系统还用于合作采购，向综合系统或网络方向发展。
　　功能 　①查重,即利用该系统提供的检索功能,对每一新的订购要求，用书名、著者、国际标准书号(ISBN)等检索关键字查询本馆馆藏书目文档和采购文档，对于网上实行合作采购的系统则还需查询联机联合目录文档，以避免不必要的重购。②订购，根据订购要求，输入采购数据，经该系统处理后自动生成多种形式的记录写入相应文档中，并按书商要求输出包括订单号、书名、著者、出版商名称、出版地、出版年、订购数量、付款方式等内容的订购单。③催询，定期检查采购文档，对逾期未到的图书，由该系统自动打印催询单或撤销订购单。④验收，收到新书先核对，确定是所需图书后输入收书信息、发票号、实际金额等用以更新采购文档、资金及统计文档等，打印统计报表和打印新书通知单通知推荐者。⑤统计，系统自动进行各种统计，定期输出各种统计报表，如周报、月报等，或根据询问随时输出资金使用情况、图书订购情况等。⑥资金管理，按专题或单位控制资金使用。根据资金使用情况决定付款方式或订购与否,根据验收记载和发票记录等进行财务结算,打印预付款单、结算清单和报表等。⑦编制新书目录。
　　系统构成 　文献采购自动化系统是以处理采购数据的存储、检索和编排为核心的计算机系统，其特点是数据的多变性而带来文档的频繁更新。因此，对文档的设计需符合这一特点并有利于对数据的控制。一般设立下述文档：①采购文档，是采购系统的主文档它存储着采购全过程中最完整的记录。②倒排档，是按书的某些属性如书名、著者等属性记录值以树型结构存储在磁盘上，供快速随机检索用的一种文档。③资金文档，用于存储采购过程中全部资金帐目，控制资金使用和分配。④书商文档，用于存储书商名称、地址、履行订单所需平均时间和提供优惠比例以及信用情况等。此外，根据需要还可设立订单文档、发票文档、统计文档、待订文档等。