商业英文书信的写法 : 指进行交易时所使用的英语通信。它包括书信、电报、电传、明信片、报告书、契约书、回忆录等,凡以商业英语表达的文书均包含在内。
撰写商业信函的要求:(1)内容完整。即包括写信人希望收信人作出积极反应的所有情况或是回答来信所提出的全部问题和要求。(2)具体明确。特别是要求收信人作出反应的信,或是答复发信人提出的要求以及报盘、承诺信等,要尽可能具体,避免模糊、抽象、笼统。(3)清楚简结。信要清楚明白,无难懂晦涩之处,长话短说,让阅信人不误解写信人所表达的意愿。(4)文明礼貌。要注意礼貌,用词婉转客气,不要盛气凌人,避免使用“命令式”或“粗鲁”的词语。还要尊重国际贸易习惯和收信人的风俗习惯。(5)正确规范。商业书信必须写得正确规范,因为它牵涉到交易双方的权利和利害关系,是各种商业单据的根据,也是能否建立商业关系的“公关”文书。
商业英文书信的内容和格式:
(1)信头(Letter head)。包括:发信人公司名称和地址及发信日期等。信头一般印刷在信纸的正上方,或左右两边的上方,只需在下面,填上发信日期即可。
例如:
〔1〕 实例中央上面Established 1900是指该公司创立于1900年。因公司的历史悠久,可证明公司的信用良好,所以常常被采用。中间大写的是公司名称“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利诺斯州芝加哥市2901—2917号”。
左边的细小字(Telephone)是电话号码,Ref.No.(等于Correspondence Reference No.)是“信件编号”,其用途是便于索引,按此号码可将信件归案存档,因而又可称为“索引号码”。
右边的细小字(Cable Address)电报挂号,用于发收电报。这个公司只用“ENVELOPE CHICA-GO”二个字就够了,其手续费和电报费均能节省。
(Codes Used)即“使用电讯密码簿”。(AllCodes,Rentley’s preferred即“在所有密码簿中,请选用(Rentley)密码簿”。
〔2〕为NY (纽约州)纽约市第10邮区(Postal District)东26街11号美国贸易公司。
〔3〕为新加坡市罗宾逊街37号罗特丹有限贸易公司。P. O. Box891等于Post—Office Box891即第891号邮政信箱。
如上所述,(Letterhead)通常是在(Letterpaper)的中间上部,或左上角,或右上角,如果信纸上没有印刷发信人姓名时,经常在右上角边栏(Margin)写上发信人地址及发信日期。
〔1〕
〔2〕
〔3〕
〔说明〕〔1〕此例是缩进式(Indentedstyle),〔2〕和〔3〕均为垂直式(Blockstyle)。
〔2〕、〔3〕是美国写法。照美国习惯,除缩写字母符号外,信头各行的最后,可以不加(period)或(comma)。
〔3〕此例的写法,即使用罗马字母拼写地址时,其顺序也是门牌号、街路、乡镇、县市、国名,此与我国的写法正相反。
(2)信内地址(Inside Address Or Complimentary)。指收信人的姓名及地址。一般是从Date以下隔二行开始书写。应按常用格式大写收信人姓名的开头字母,其姓氏和名字都要正确拼写。公司和银行等名字之前,是否加The;and是否用&;Company是否用Co.,须按收信人固定的写法书写。信内地址顺序与我国习惯相反,先写门牌号码,再写路名,区名,乡镇名,县市名、省名,最后写国名。如:
(a)Mr.M.Harada 15 Sanchome,Mtomach;Bunkyoku,Tokyo,Japan
(日本、东京都、文京区、元町、3丁目、15番地、原田胜先生)
(b)Mr.EdmondJ.Lang,100 Oakside Drive Cleaveland 3 Ohio
(俄亥俄州,克利兰第三邮区,奥克赛大道100号,爱德蒙J.朗先生)
(c)John Stoner Esq.,8,Dragon Road London,S.W.4 England
(英国伦敦市西南第四邮区龙路八号约翰·斯敦纳先生)
(d)Messrs.Henry Hudson&Co.Ltd 5 Clerken Well,London,E.C.I.
(伦敦市东中第一邮区,克拉克维尔街第五号亨利·哈德逊股份有限公司启)
(e)Messrs.Smith&James,Inc.500 Norton Bldg.Seattle4,Wash.U.S.A
(美国华盛顿州西雅图市第四邮区诺顿大楼500号斯密斯·詹姆士联合股份有限公司启)
S.W.=South-Western Postal District(London)西南邮区。
E.C.=Eastern Central Postal District(London)东中心邮区。
Ltd=Limited(股份有限公司)
Inc.=Incorporated.(美国用语:联合)
Bldg.=Building.大厦
Wash. =Washington州(华盛顿州)。
[参考] 有趣的差别是:在英国,Mr,Mrs,Messrs,均不加缩写句点,相反地在喜欢进步与自由的美国,反而加缩写句点如Mr.,Mrs.,Messrs.
(f) (To) The Manager The Pacific Railway Co.,Inc.San Francisco5.Cal.U.S.A.
(美国加州旧金山市第五邮区太平洋铁路联合企业股份有限公司经理先生)
(3)称呼(Salutation)。在商业文书中,称呼相当于我国的书信中开头语,如:“敬启者”或“谨启者”等礼貌用语。通常有:“Dear Sir:”、“Dear sirs:”“Dear Madam:”、“sirs:”、“MydearSir:”、“My dear sirs:”、“Dear sir or madam:”、“Dear sir and madam:”、“Ladies:”、“Mesdames:”、“My dear madam:”、“Dear mesdmes:”、“My dear mesdames:”、“Sirs and mesdames:”、“Ladies and Gentlemen:”。上述称呼在商业书信中常用的是“Gentlemen”(美国式)与“Dear Sirs”(英国式)二种。公司由男女成员组成可用“Gentlemen”政能用复数形式。如果收信人是一人时,请使用“Sir”或“Dear Sir”。另外收信人信内地址和称呼可视亲疏程度而不同,有互为关连的用法。例如:
| ①Mr.A.B.Small Albany,New York Dear Sir: | ②Mr.A.B.Small Albany,New York My dear Mr.Small: |
| ③Messrs.Sheffield&Wilson 16th&Centre St.Cleveland,Ohio Gentlemen: | ④Mmes.Robbins&Cumming 1545th St.New York City Ladies:(orMesdames:) |
| ⑤John B.Williams,Esq.,Justice of the Peace,57 Harrison St.,Nova Scotia,Canada.Dear Sir, | ⑥ThePostmaster—General,London,England.Sir, |
| ⑦Mrs.Jessie Hoskins 25 Falmouth St.Chicago,Ill.Dear Madam: | ⑧Miss Althee Beck,42 Clay St.,Norwich,England.Dear Madam, |
[说明]在以上例子中,②比①亲密;③是寄投菲尔德·威尔逊商店的;④是寄给女人们共同组织的商店的;⑤是寄给治安官员(Justice of the Peace)的;⑥是寄给邮政总局长(Postmaster—General)的;所以用Sir有拘泥之感。⑦和⑧是写给女士的信。从⑧一例可以看出,收信人虽是未婚小姐,还是用Dear Madam称呼为好。另外①、②、③、④和⑦例是要寄到美国去,在Sir.,和Gentlemen后都加上Colon,并采用Block Style,其他的信是寄到英国或加拿大的,加Comma,并采用IndentedStyle。
(4)书信正文(Body of the letter)。正文是书信的主体,在商业英文书信中,特别强调内容简单明了,从重要事项写起。每件事最好在一节中做出简要归纳,为了使要点明确起见,有时将各节加上编号或将每节之间加空行分隔。内容应避免错字、漏字及涂改。上下左右均需留出一定的空,其正文右边每行行尾要整齐,以保持书信应有的整齐格式。
(5)结尾客套语(Complimentary Close)。是书信结尾的问候语句,相当我国的书信结尾常用的“此致敬礼”“致敬”等句。应书写于正文最后一行的下一行或隔一行。例如:“Yours truly”、“Truly yours”、“Yours very truly”、“Very truly yours”等。为了表示特别的敬意可用:“Sincerely yours”、“Yours sincerely”、“Cordially yours”、“Yours Cordia lly”、“Respectfully yours”、“Very respectfully yours”、“Yours respectfully”等。
(6)签名(Signature)。指书信的执笔人在书信上签上个人姓名或公司名称。签名一般需用钢笔,字迹清楚易认,字体固定不易模仿。商业书信的签名一般占三行或四行空格,第一行用单位名称,全部需用大写字母打出。第二行用于签名。第三行用于签名的头衔或其所属的部门,都用打字机打出。
(7)附件(Enclosure)。在商业英文函中,常在函内附寄报价单等,这样就应该在函的左下角注明“Encl”或“Enc”字样和附件份数。“Encl”和“Enc”是“Enclosure”的缩写。
(8)英文书信常用的格式(style)。一种是垂直式。(Block Style);一种是缩进式(Indented Style);还有一种是折衷式(modified Block Style)。参见:
〔1〕BlockStyle(垂直式)
| LYONS AND JACKSON FIFTH AVENUE NEW YORK,N.Y. January 25th,19— Mr.Henry A.Wildman Pine Lane Portland.Maine Dear Sir: Our records show that we have not had any business from you since November 16th. We realize that in general things have been slow,but with prospects of business being on the up -grade for the new year,we hope to hear from you again in very near future. We are enclosing a stamped envelope for your convenience in replying. Yours very truly. LYONS AND JACKSON |
〔2〕IndentedStyle(缩进式)
| LYONS AND JACKSON FIFTH AVENUE NEW YORK,N.Y. January 25th,19— Mr.Henry A.Wildman Pine Lane Portland,Maine Dear Sir: Our records show that we have not had any business from you since November 16th. We realize that in general things have been slow,but with prospects of business being on the up -grade for the new year,we hope to hear from you agam in very near future. We are enclosing a stamped envelope for you convenience in replying. Yours very truly. LYONS AND JACKSON |
〔3〕ModifiedBlockStyle(折衷式)
| LYONS AND JACKSON FIFTH AVENUE NEW YORK,N.Y. January 25th,19— Mr.Henry A.Wildman Pine Lane Portland,Maine Dear Sir: Our records show that we have not had any business from you since November 16th. We realize that in general things have been slow,but with prospects of business being on the up -grade for the new year,we hope to hear from you again in very near future. We are enclosing a stamped envelope for your convenience in replying. Yours very truly. LYONS AND JACKSON |
(9)信封的写法(Addressing an Envelope)。首先要在信封的中心位置写上收信人姓名,地址必须详细准确,使邮递员便于投递。寄信人的地址根据不同国家的习惯,书写在信封上的位置不固定。请参见:
美国式信封的写法 (航空信)
寄信人:纽约州纽约市第五邮区·华尔街101号第10国民银行
收信人:日本东京都丸之内二丁目10番地·伊藤股份有限公司启
注明事项:航空
信封上的Style(格式)与信件内的Inside Address(信笺地址)应为同一格式。如果发信人采用Block Style(垂直式)时,其信封打写也要用Block Style。反之,在信件内,采用Indented Style(缩进式),其信封也要采用Indented Style打写。
〔说明〕
此信封是采用美国Style。北美洲和中南美洲来信,大多数采用大型信封。其特征是:
(a)左上角印有寄信人的姓名和地址
(b)邮票贴在右上角
(c)注明航空信时,VIAAIRMAIL打印在邮票的下面
(d)信封四周,通常印有红蓝相间的斑线
(e)收信人与地址采用Block Style打写
(f)多数采用大型信封
等等。唯独VIAAIRMAIL有时打印在寄信人姓名之下一英寸处。
英国式信封的写法 (航空信)
寄信人:10日后请将原信退回英国伦敦市东中心第四邮区、乌德街3号史都华兄弟公司
收信人:美国、纽约市第10邮区百老汇150号T·荷登父子公司启
注明事项:航空
〔说明〕
此信封采用英国信封的格式Style。英国、澳洲、加拿大、新西兰、埃及和印度方面的来信,多数采用这种格式。其特征是:
(a)注明为航空信时,用By AIR、MAIL,PARAVION(法语)印刷成小纸签,粘贴在左上角
(b)在右上角贴上邮票
(c)寄信人姓名和地址打写在左下角,同时附注如不能投递“If not delivered”或请退回至“Please return to”等字句
(d)收信人的姓名和地址,常采用缩进式(Indented Style),每行最后的句点不能省略掉,其四周不要像美国式信封印上红蓝斑线
(e)信封的大小,按信纸张数多少而有所区别
总之,现在贸易交往,大部分通信的原件(Original)采用航空邮送,普通信(Sea—Mail)如Duplicate与Copy用轮船邮送。无论如何,应注意到现在还流行着美国式与英国式的习惯。所以,在尽可能的条件下,准备好各式信封以应付不同需要,信件的打字,也要考虑对方的习惯。
使用邮政信箱的信封的写法
寄信人:纽约州、纽约市第10邮区百老汇112号,美国图书公司
收信人:阿拉巴马州、泡特郡华盛顿市大卫·史密斯先生
注明事项:邮政信箱551号
〔说明〕
此信封是使用邮政信箱的信件。邮局在本邮局内附设带编号的信箱,收信人随时可到邮局取件,所以信封上的地址可省略掉。