照会的写法 : 照会是在外交往来中最常用的文体形式。照会总的说来分为两种:正式照会和普通照会。下面分别介绍正式照会及普通照会和它们的写法。
正式照会
正式照会实质上是正式的个人函件。它是外交文书中最正式的形式。正式照会适用于:
(1)重大事情的通知,如国家领导人的变更,大使、领事的更换,承认、断交、复交等事项的正式通知。
(2)重要问题的交涉,如召开双边、多边国际会议,互设领事馆,国家元首、政府首脑的访问及其他有关政治、军事、经济等重要问题的交涉。
(3)表示礼仪隆重,如递交国书、表示隆重的庆贺、吊唁。
(4)表示对某一事情特别重视。
照会由四部分组成:
(1)开头。正式照会称呼顶格写明受照方的国名或姓名、职衔的全称,后加称呼语,如“阁下”、“先生”之类的尊称。
(2)正文。在称呼之后另起一行空两格书写。正式照会一般直接书写内容,如通知的具体事项,重要问题的交涉步骤和方法,以及向受照人提出的希望等等。
(3)致敬语。汉语的致敬语已较简化,都只写作“顺致最崇高的敬意。”
(4)落款。另起一行写在正文的右下方。它包括发照人的国名、职衔的全称,并签字,在签名下注明发照的时间和地点。
汉语正式照会的一般格式如下:
××字第××号
××国特命全权大使××阁下:
………………………………
………………………………………
顺致最崇高的敬意。
××国外交部长××(签字)
一九××年×月×日于××
正式照会的写作要求:
(1)正式照会是以个人名义而代表国家和政府的正式函件。一般用于外交部长与外交部长、外交部长和使馆馆长、使馆馆长和使馆馆长之间,因而行文须用第一人称。
(2)称呼中的尊称,“阁下”适用于称呼部长和大使,“先生”适用于代办。在正文中称呼受文人时,部长或大使仍用“阁下”或者用“你”一词,代办则只用“你”。
(3)受文人职衔低于发文人时,末尾致敬语可用“崇高”一词来代替“最崇高”。致敬语须字随正文,不能单独成页。
(4)正式照会中无论英语、汉语等都不要采取缩写形式。如“联合国”不能略成“UNO”,“中国共产党中央委员会”不能写成“中共中央”。有些名称,如国名,在第二次出现后可用缩写。
(5)照会中心内容应写得简明扼要,庄重严肃;文字严谨精炼,准确达意。
(6)照会格式要美观大方,书写工整;打印的要注意格式整洁。
注意事项:
(1)有些正式照会,如介绍临时代办的照会,需印制正副本各一份,正本面交驻在国外交部长,副本面交驻在国礼宾司长。正本用带国徽、带外交部徽的照会纸印,副本用无国徽、无外交部徽的照会纸印。
(2)如受文人尚不知道发文人的职务,签字应包括职务。
(3)有些转交电报的照会,如电报内容在照会中陈述,可略去电报的抬头和落款。如电报作为附件单印,一般应有抬头和落款。
(4)我国规定正式照会正本用宣纸,第一页要印有国徽。
(5)正式照会中一般不用复数的第一人称“我们”。
普通照会
普通照会不如正式照会正式,但是用途更为广泛。而且,外交文书日益简化,在许多场合普通照会已可替代正式照会。普通照会适用于一般交涉,行政性通知,办理日常事务、交际、政策这些杂务。根据用途,普通照会可分为三种:(1)有关外交礼节的普通照会,如建馆和临时代办到任通知,请转送贺电,通知使馆人员的调动等等;(2)杂务普通照会,如请发出境签证,通知假日,请求供给电力,请向有关机构转交物件等等;(3)政治性事务照会,如通知协定生效,申述态度、立场,同意召开国际会议等。
普通照会写法与正式照会有许多相同之处。其主要区别是用文主体不同。正式照会是个人函件形式,一般不盖机关印章。而普通照会用于不同国家的外事部门之间,如外交部与外交部、外交部与使馆、使馆与使馆之间,行文须用第三人称,落款处加盖公章,一般不签字。另一区别是普通照会在称呼之后,正文以“××向××致意”这一套语开头,普通照会一般格式如下:
××字第×××号
××国驻中华人民共和国大使馆:中华人民共和国外交部向××国驻中华人民共和国大使馆致意,并谨………………………………
………………………………………
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国外交部印
一九××年×月×日于××
写普通照会应注意:
(1)普通照会中多次出现受照方机关时,应重提其名称,而不用“贵方”“贵馆”一类的措词。
(2)照会中无论汉语或英语都应避免缩写,以显得正式、庄重。
(3)外事部门发的照会,不管是正式照会,还是普通照会,正文都是汉语的,其它的文本都只是译文。但是涉及纯礼节性的照会有时也有直接用外语作为正文的。
(4)汉语照会的编号应在右上角