行政公文的制作

    行政公文的制作 : 公文,是指政府机关、社会团体或企事业单位处理各种政策性事务形成的文件。在国家机关系统多叫公文,党的系统叫文书、文件。就使用的范围,可分为专用公文和通用公文。专用公文是由具有专门职能的机关、具有特定内容和格式的公文。如外交领域使用的国书、备忘录、条约等;司法机关使用的起诉书、调解书等。通用公文通行各机关、团体、企事业单位,如指示、决定、通知、请示、报告等。
行政公文的使用由来已久。殷周甲骨文就记录国家的重大活动,如打仗、赏赐、惩戒等,传达奴隶主的命令。这些刻在甲骨等材料上的文字是我国最早的政务文书。
行政公文有鲜明的政治性,直接反映国家政权的政治意向和根本利益,传达贯彻国家的方针、政策、法律和法令,因此,这类公文具有法定的作者。党政机关团体、企事业单位等,都是依据法律、条例、章程、决定、决议等建立的合法机构,也都是法定的作者。因此,公文主要以机关或机关的某一部门的名义发布,有时也以机关首长和国家领导人的名义发布。政治公文反映社会管理和社会政治生活中由上而下或由下至上的思想传播,一般包括命令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通报、通告、通知、报告、请示、批复、函件、会议纪要、重要讲话、谈话等。
行政公文必须遵循一定的格式,一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关(或机关印章)、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。标题是一份公文的具体名称,由发文机关、事由、公文种类组成。标题应当简要概括公文的主要内容,标明发文机关名称、公文主题(事由)及文种。有的公文可只写发文机关和公文种类,或只写公文种类。在标题正上方或正下方,用稍小号字注明发文字号,通常由发文机关、发文年度和发文顺序号组成。在标题右上方或下方,还应注明文件代码、份码和秘密等级。
主送机关是发文机关要求贯彻执行或研究、答复公文的受文机关,在标题下单列一行。凡其下属机关都是主送机关,下级机关向上级机关报告和请示的公文,一般只写一个主送机关,如果需要同时报告另一个上级机关,可以用抄报的形式。布告、公告、通告等公布性公文,不写主送机关,计划、报表及规章、条例等法规性公文,也不写主送机关,可在发送或发表时另加一个通知或公函。
正文是公文的主体,叙述公文的具体内容。正文内容力求简明扼要,条理清楚,实事求是,合乎文法,切忌冗长杂乱。发文机关一般要写全称,不能滥用简称,如以机关领导人名义行文,应同时冠以职务身分。政府机关的公文常常以文中印章为标志,作为发文机关对公文负责的凭证。公文必须注明发文日期,发文日期一般以机关领导人签发的日期为准。
有些公文还要明确其发送和阅读范围。阅读范围通常写在发文日期之下,抄报、抄送单位之上偏左的地方。有些公文还有附件。公文有附件,应当在正文之后、发文机关之前,注明附件的名称和件数。公文文字一律从左至右横写、横排。根据1987年2月国务院办公厅正式公布的《国家机关公文处理办法》,拟写、誉写公文一律使用钢笔或毛笔,严禁使用圆珠笔、铅笔,也不要复写。公文纸一般用十六开,在左侧装订。
不同种类的公文,有不同的具体要求和写作方法,但都必须做到以下几项要求:一、制发公文是为了更好地贯彻执行党和国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定,公文必须注意与各方面的政策相一致。二、要符合客观实际,事实要真实可靠,数字要准确无误,结论要符合实际,办法要切实可行,有针对性地提出解决问题、指导工作的意见和措施。三、公文的撰写和修改必须及时、迅速,有些紧急要件,超过时限就会误事。为了做到公文处理及时、迅速,必须健全制度,简化手续,改进工作作风。四、词章必须准确、严密、鲜明、生动,内容要有主次,纲目和层次要分明,中心突出,一目了然。篇幅要简短,文字要庄严郑重、朴实无华,简明扼要,不宜使用描写、抒情等表达方法,更不要乱用文言词语。拟完草稿后,要反复修改、压缩文字,删去不必要的空话、套话。遣词用句要准确,做到文如其事,引用有关公文时,要写明此公文标题、编号和发文时间。论理要合乎逻辑,不能胡乱联系和主观武断,造句要合乎文法,不要随便生造一些难解其义的缩略词。