口头交际手段

    口头交际手段 : 口头交际手段,指以语言的形式进行信息交换的方式。包括召开大会、发表演讲、电话交谈、举行座谈会、个别接待、走访、会谈、谈判等。借助口头交际手段,可以及时准确地将信息传达给他人,他人也可反映自己的意见。
口头交际手段的特点是能直接面对面地交流,交流的效果比较理想。但口头交际的面窄,受时间、地点的限制。口头交际运用有声语言与伴随语言符号进行直接交流。其优点是:(1)不仅交流信息,而且交流感情;(2)交流双方可依照当时情景的变化相互协调,有明显的交互作用;(3)避免了通过媒介造成的信息失真。口头交际使用的语言技巧有:(1)幽默法,利用使人愉悦的方式,表达深刻的含义,是一种高级语言艺术。包括肯定幽默法,否定幽默法,岔道幽默法和反诘式幽默法;(2)委婉法,包括讳饰式委婉法,即用委婉语代替可能引起不偷快联想的词语的方法;借用委婉法,即在不便于直接表达某种意见时,借用相似的比喻,使语言含蓄,以便达到目的;曲语式委婉法,即用曲折迂回的方法,表达某种意思,这在日常生活工作、尤其是对外交往中经常使用。
口头交际的形式有:演讲、交谈、电话交谈、会谈和谈判等。交谈是最普遍的口头交际方式,分为社交场合的交谈和个别交谈,社交场合的交谈主要是沟通感情,一般情况下,都是谈些轻松愉快的话题,不涉及疾病、丑闻和个人隐私等,在同一个谈话圈子中不能总同某一个人交谈,而不顾及其他人,若想参加别人的谈话,应有礼貌地作自我介绍或请适当的人介绍。男士一般不主动参加女士们的交谈,应保持文雅的姿态和风度,同别人交谈时心不在焉、做小动作,都是不礼貌的。个别交谈是公共关系工作的重要手段,对员工关心、鼓励、批评乃至辞退都要通过个别交谈来实现的,管理者有计划有准备地同员工个别交谈,哪怕只谈些无关紧要的话题,都是有益的,但是,批评和辞退时要尽可能用委婉的表达方法,避免伤害员工的感情。个别交谈时,可以巧妙地运用距离的远近来表明自己的情绪。一般人际距离为1.5米左右,缩小距离表示亲切,扩大距离表示疏远或心情烦躁,不希望继续谈下去。坐在办公桌后面与离开办公桌谈话的效果是不同的。电话是现代社会的通讯工具,电话交谈依靠的是词语与声音本身的伴随语言。语音、语调是重要的信息载体,要亲切、柔和、简短明了。
会谈是双方或几方就有关问题交换意见的方式,是口头交流中比较正式的一种,会谈主要是交流信息,可能达成某种协议,也可能不必达成协议,会谈时语言表达要准确,要耐心倾听,听的要领是:(1)看着对方的眼睛,头微微偏向一方,表示在注意听;(2)作必要的语言反馈或适当的时候重复对方的最后一句话;(3)对有疑问的地方立即提出或等他讲完以后提出,提出时要有礼貌地请对方重复或解释一下;(4)作笔记。
谈判是就特定项目进行的会谈和磋商,目的是达成某种实质性的协议,谈判的语言技巧有:(1)善于听出对方的言外之意,真正明白对方的全部意思;(2)语言恰当,不过分渲染,也不使用降低自己人格的语言;善于提出问题,发问时可以采用有倾向型、无倾向型和证实型的方法,有倾向型是希望对方的回答赞同自己的观点。无倾向型是直接询问,对方可以用多种选择回答。证实型是重复对方的话,加以证实,无论用什么方式提问都必须真诚、友善,攻击式、讽刺式或责问式的发问方法都是不礼貌的;(4)善于应答,即不便于直接回答的可用委婉语或幽默法,不宜于精确回答的,使用模糊语言,勿口头承诺;(5)对不同的谈判对象,使用不同的语言。推销也是谈判,其技巧有:(1)以是掩不,推销人员不要直接反驳顾客的意见,更不能以不友好的态度反驳,通常是采取先肯定后否定的方式,解释或澄清某些问题;(2)适当的称赞;(3)诱导购买等。